El tema de las finanzas en estos tiempos tan críticos de pandemia, confinamiento obligatorio y medidas de distanciamiento social ha afectado toda la estructura económica no solo de España, sino del mundo entero.
Se han visto perjudicadas muchas empresas, grandes y pequeñas, autónomos y todo aquel que a principios de año veía con buenos ojos un 2020 que en cuestión de pocos meses se convirtió en una pesadilla para casi todo el mundo.
El presupuesto de cualquier empresa se fue a pique, sobre todo en relación con una gran mayoría para la que los ingresos se vieron reducidos y los gastos quedaron igual. Es difícil sobrellevar por mucho tiempo una situación de tal calibre, con un desequilibrio tan grande entre ingresos y gastos.
En este sentido, se hace ineludible un análisis de las finanzas de las empresas, incluido los autónomos y las pymes, para estudiar lo más objetivamente posible las posibilidades reales de salir adelante.
El Deutsche Bank, por ejemplo, recomienda aplicar test de estrés a las empresas para medir si sus finanzas pueden resistir un tiempo prolongado de crisis económica. Es difícil mantener un presupuesto que no puede cumplirse o que no alcanza.
También recomienda que se analice el modelo de inversión de antes del coronavirus, la liquidez o el riesgo de la cartera de inversores, así como las debilidades en la estructura del capital, la gestión del efectivo, compras de equipamiento, ingresos y gastos o recompra de acciones o de deuda.
Y por eso es importante que tanto autónomos como pymes (por ser los segmentos que mayor daño pueden sufrir –por tamaño, por escasez de recursos o capacidad de inversión–) tengan una idea clara de qué hacer con sus finanzas.
Es imprescindible que accedan a una buena educación financiera para que puedan iniciar una adecuada gestión de sus finanzas en tiempos de coronavirus.
Aquí presentamos una serie de iniciativas que pueden ayudar a autónomos y pymes a enfrentar la crisis, a analizar los ingresos y gastos, a respetar un presupuesto real y, en general, a manejar las finanzas de una forma realista y correcta.
Algunos consejos financieros para autónomos y pymes
Muchos, muchísimos pequeños negocios en España han tenido que cerrar sus puertas porque no han soportado un tiempo prolongado de inactividad. De hecho, para las grandes empresas también ha sido un periodo muy duro, pero sus características les permiten mayor sobrevivencia.
Nos referimos a que su poder económico es mucho más grande y pueden enfrentar la crisis de una forma diferente a la de las pymes y autónomos.
También depende, claro, de la naturaleza del negocio. No es lo mismo una pequeña empresa que hace ecommerce que un hotel, que necesita de los huéspedes para sobrevivir.
Los ingresos y gastos del segundo serán completamente distintos en función de si recibe gente, y aunque sus ingresos hayan mermado tendrá que pagar igual hipoteca o alquiler, servicios básicos, etc.
A esto se le llama lucro cesante, es decir, a los beneficios que deja de percibir a consecuencia de la situación actual. En estos casos el flujo de caja, que es lo que se cobra menos lo que se paga, puede comprometerse seriamente y quedar en números rojos.
La buena noticia es que hay algunas cosas que pueden hacerse para mejorar las finanzas de pymes y autónomos.
Autónomos: separar cuentas privadas de las del negocio
Es conveniente para los autónomos que tengan una cuenta para sus gastos personales y otra para su negocio, aunque la práctica general es tener una para ambas finalidades. Una de las maneras de saber de cuánto dinero se dispone y de sanear las finanzas es separar cuentas.
Así, tener la cuenta del negocio aparte permite armar un presupuesto adecuado; sabrás cuánto es la cantidad que corresponde al IVA recaudado de los clientes y que deberás devolver a Hacienda, el alquiler del local, lo destinado a proveedores, etc.
De esta forma, las cuentas estarán claras y el dinero personal y empresarial no se mezclará. Para una buena gestión de finanzas, esta es la primera acción, además de establecer los ingresos y gastos personales y empresariales.
Reducir gastos
Para ajustar un presupuesto, la reducción de gastos es una de las primeras acciones a ejecutar. Resulta obvio, pero muchas veces es algo que las medianas y pequeñas empresas no ponen en práctica.
Hace falta un buen análisis para determinar cuáles gastos son innecesarios y así tener una buena gestión de las finanzas.
Dependiendo de cada empresa, momentáneamente se puede prescindir de ciertos rubros, como publicidad, limpieza, e incluso se puede ajustar la cantidad de empleados imprescindibles.
Esto significa también hacer ajustes con quienes suministran insumos, y quedarse con aquellos verdaderamente necesarios.
Conocer cuánto se gasta y cuánto ingresa
Los ingresos y gastos de una empresa y de los autónomos es un factor de gran importancia. Saber cuánto entra y cuánto sale es lo básico para controlar al máximo el presupuesto.
En este sentido, de acuerdo con los ingresos se ajustarán los gastos, lo cual se vincula con el punto anterior. Tratar en lo posible de recortarlos (separando los principales de los secundarios) es una buena práctica de gestión de finanzas.
Cuidar el crédito comercial
Muchos autónomos y pymes venden a distribuidores o a otros pequeños negocios, y cobran cuando estos han revendido los productos.
Cuando se habla de cuidar el crédito comercial nos referimos a analizar cuidadosamente los clientes a quienes se vende y las posibilidades reales de cobrar las facturas: sin cobro no hay ingresos.
Financiación
A veces es necesaria una financiación para que la empresa crezca, pero también para costear compras de materiales, fabricación, e incluso la distribución o la promoción.
Cuando la empresa es pequeña puede resultar muy difícil que una entidad bancaria le apruebe un préstamo, y no solo eso, los trámites y los requisitos que piden son todo un tema, por lo que muchos autónomos y pymes prefieren ir creciendo de a poco.
Sin embargo, la gestión de finanzas indica que siempre que se pueda, es bueno lograr una financiación (de entidades bancarias o de empresas de financiación) para poder salir adelante en un tiempo especialmente duro.
Por supuesto, hay que calibrar las condiciones del préstamo para que el pago del mismo no constituya la pérdida de beneficios.
Pero de cara a la actual situación impuesta por el coronavirus, es recomendable que las empresas logren una financiación para poder operar sin ingresos por un periodo de al menos 9 meses, para que sus finanzas no colapsen.
Sin embargo, una financiación de estas características puede significar que la empresa o los autónomos no puedan hacerle frente a su devolución, sobre todo si no se recuperan los niveles de facturación de antes del 2020.
Un préstamo en estos términos es visto, y con razón, como una deuda que arrastrar. Y muchas veces es pésimo para las finanzas. No obstante, si la empresa tiene seguridad en recuperar la inversión, entonces lo más recomendable es pedirlo.
Sobre todo cuando la financiación está destinada para comprar un bien o servicio que aumente el valor de la empresa, para generar ingresos o para reducir gastos mientras dure la deuda (por ejemplo, cuando se compra un local para no tener que pagar el alquiler).
Pedir aplazamientos a la Seguridad Social
Siempre que el gobierno lo permita, además de las medidas que implante, las empresas pueden solicitar aplazamientos de impuestos o cotizaciones, sobre todo cuando estos no generen intereses de demora.
Es una acción temporal con miras a ahorrar lo posible para ajustar el presupuesto.
Finanzas y ahorro
Mucho se habla de la cultura del ahorro. ¿Es posible que las finanzas puedan ser responsables? Por supuesto que sí. Los autónomos y las pymes, sobre todo, deben educarse en este sentido como una manera de paliar los profundos daños económicos que la pandemia ha causado.
Manejar las finanzas de una empresa requiere de una combinación de conocimientos, intuición y audacia, pero sobre todo de responsabilidad.
Hay que acostumbrarse al ahorro, y no solo a nivel personal. Cuando una empresa incluye entre sus gastos fijos un porcentaje de ahorro está garantizando que sus finanzas, su presupuesto y sus ingresos y gastos puedan mantenerse a flote.
El ahorro puede ser la respuesta ante situaciones imprevistas, como la prolongada inactividad de algunas empresas durante el confinamiento. O puede ser un colchón financiero que facilite la solicitud de un préstamo.
Una manera es que los autónomos y las pequeñas empresas destinen una determinada cantidad mensual como un gasto fijo y principal; al final de la actividad económica, puede destinarse parte de este ahorro para pagar deudas pendientes.
También puede hacerse mediante lo que se llama “picos de tesorería”, que es cuando se factura más de lo previsto. En este caso, lo indicado es guardar esa cantidad extra.
Asimismo es recomendable que tanto los autónomos como las pymes cuenten con un seguro de indemnización por incapacidad temporal, que le garantizará una prestación si se interrumpe la actividad laboral por hospitalización o por baja.
Ayudas financieras
El Gobierno ha implementado, a través de organismos diversos, ayudas a las pymes y a los autónomos con miras a mejorar la liquidez de los mismos y a sus finanzas.
En este sentido, hay que hacer un seguimiento a aquellos programas que puedan significar una ayuda sustentable al presupuesto y a las finanzas de las pymes o los autónomos.
Muchos de estos programas son limitados en el tiempo o en las cuantías que ofrecen, por lo que hay que tratar de figurar entre los primeros solicitantes para lograr entrar.
Digitalizar las empresas
Sin duda, esta acción es imprescindible para mantener a flote casi cualquier negocio. La digitalización, la migración al entorno online, ha permitido que las finanzas de miles de empresas se equilibren.
Las entidades bancarias, el ecommerce, los negocios de comida, miles han mejorado sus ingresos y gastos gracias a la vida en línea, y, claro, las empresas de envíos a domicilio han visto aumentar sus ingresos porque el distanciamiento social obligó a los consumidores a comprar desde casa.
Hoy en día, casi cualquier cosa se puede hacer por internet y desde cualquier dispositivo –ordenador, móvil, Tablet–, desde pedir una cita en la Seguridad Social o una tarjeta de crédito hasta comprar un coche.
Los hábitos ya habían comenzado a cambiar, la pandemia solo aceleró el modo en que los usuarios usan internet, compran e investigan.
Cómo proteger las finanzas durante y después del Covid-19
Las empresas deben reanalizar y en muchos casos reordenar y reorientar el rumbo, gracias a la crisis económica producida por la pandemia (si bien transitoria, muy prolongada en el tiempo).
Una pregunta obvia es si la actividad económica se puede seguir, si se puede vender lo que se vendía (productos o servicios). Cuando la respuesta es positiva, entonces se pueden tomar algunas medidas dirigidas a un mejor manejo de las finanzas o del presupuesto.
Acciones como proyectar escenarios de caída de las ventas o de los mercados pueden definir las medidas correctivas o preventivas, pero siempre basadas en datos reales y confiables. Hay que tener en cuenta variables inusuales.
Asimismo, mantener las buenas relaciones comerciales con clientes o con socios estratégicos será una forma de proteger el futuro de las finanzas de la empresa, más allá de que durante la pandemia haya que poner en pausa muchas de estas relaciones.
En todo caso, hay que establecer el carácter de estas relaciones y demostrar que no son solo transaccionales (vender y comprar) sino que hay otro tipo de vínculos que las une.
Ejemplo de esto es la cantidad de empresas que han cambiado sus políticas para ayudar a sus clientes (por ejemplo, facilitar cancelaciones, proporcionar servicios no incluidos o aplazar pagos) como una forma de fidelizarlos.
Es obvio que las finanzas de una empresa son un mundo complejo que hay que entender. Si se tienen en cuenta los altibajos de los mercados, de los precios y, por supuesto, de esta situación tan particular como lo es la pandemia, las acciones emprendidas serán más exitosas.
La educación financiera, por tanto, es imprescindible para autónomos y pymes si se quiere salir de una crisis de la forma que menos daño haga, por ello te invitamos a que te formes en este campo tan importante mediante nuestros cursos de Finanzas infórmate sin compromiso.
Asesores Espinoza&Jiménez